Numeración de actas de obra: visitas y documentos
Define un criterio de numeración para visitas ordinarias, extraordinarias y actas del mismo día, sin perder referencias al corregir o enviar documentos.
Acuerda la numeración de actas de obra antes de emitir documentos
Empieza por distinguir el acta de seguimiento que redacta el estudio de los libros y documentos reglamentarios. El anejo de documentación del seguimiento de la obra del CTE incluye el Libro de Órdenes y Asistencias y el Libro de Incidencias en materia de seguridad y salud, entre otros documentos. También establece que el director de obra y el director de la ejecución consignarán en el Libro de Órdenes las instrucciones propias de sus funciones. [CTE, anejo II](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2006-5515#anejoii).
La LOE recoge entre las obligaciones del director de obra resolver las contingencias y consignar en el Libro de Órdenes y Asistencias las instrucciones precisas para interpretar correctamente el proyecto. Por tanto, trata el código del acta de seguimiento como una referencia de archivo; no como sustituto de esa actuación documental. [LOE, artículo 12](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1999-21567#a12).
La distinción también afecta a los números: el modelo del Libro de Órdenes separa el número del libro del número de hoja, y su regulación contempla la fecha y las firmas de cada asistencia, orden o instrucción. No confundas esas referencias con el identificador interno de un PDF de seguimiento. [Orden sobre el Libro de Órdenes y Asistencias](https://www.boe.es/boe/dias/1971/06/17/pdfs/A09784-09785.pdf).
Para el archivo del estudio, deja acordado qué serie utilizarás, cuándo se asigna una referencia y quién la controla. Si el promotor o el procedimiento del encargo ya establece una nomenclatura, comprueba su encaje antes de abrir otra serie. Mantener criterios distintos en el PDF, el correo y el índice obliga después a reconstruir equivalencias.
Identifica la visita extraordinaria sin abrir otra secuencia
Como criterio de trabajo, utiliza una serie de actas de visita por proyecto y registra por separado si la visita fue ordinaria o extraordinaria. Así puedes seguir el orden documental sin tener que intercalar después una colección de actas especiales.
Una visita extraordinaria merece contexto: qué la motivó, quién la solicitó, qué se comprobó y qué relación guarda con lo pendiente. La etiqueta «extraordinaria» por sí sola no cuenta nada de eso. Si vuelves para revisar una entrada de agua, deja escrito ese motivo y referencia el acuerdo anterior que estás comprobando.