Envío de actas de obra: destinatarios y registro
Define a quién remitir cada acta, separa la fecha de visita de la de envío y conserva un registro de distribución sin confundir envío con recepción.
Organiza el envío de actas de obra según quién debe actuar
Antes de remitir el documento, separa la lista de asistentes de la lista de distribución. Como criterio operativo, haber participado en una visita y necesitar conocer sus acuerdos son motivos distintos para figurar en cada lista.
Imagina una visita en la que se revisa el paso de una instalación por un falso techo. El responsable de instalaciones no ha asistido, pero necesita la información para preparar una solución. El representante del promotor sí estaba presente y debe conocer que la decisión sigue pendiente. Copiar únicamente a los asistentes dejaría fuera al interlocutor de esa actuación.
Prepara una lista de distribución del proyecto y revísala según el contenido de cada acta. La siguiente tabla es una propuesta organizativa, no una relación universal de destinatarios obligatorios:
| Interlocutor | Criterio para incluirlo | Comprobación antes de remitir | | --- | --- | --- | | Dirección de obra y dirección de ejecución | Seguimiento de los asuntos correspondientes a sus funciones | Que la información técnica y los pendientes estén revisados | | Constructor o interlocutor designado | Coordinación de las actuaciones recogidas en el acta | Que el destinatario siga siendo el contacto vigente | | Promotor o representante designado | Conocimiento de decisiones o cuestiones que requieren su intervención | Que se identifique qué necesita respuesta | | Coordinación de seguridad y salud | Asuntos relacionados con su intervención | Que se atienda también el procedimiento específico que corresponda | | Técnico especialista o empresa afectada | Necesidad concreta de información para una actuación | Que reciba el contenido pertinente y por el canal acordado |
Conviene distinguir en el mensaje quién debe responder y quién recibe la comunicación para seguimiento. Evita una petición genérica dirigida a todos cuando la actuación tiene un interlocutor concreto: escribe qué respuesta necesitas y de quién.
Para mantener esa separación desde la redacción, consulta la guía sobre asistentes, firmas y fecha en el acta de obra. Después, verifica los destinatarios de la distribución por separado.