Digitalizar actas de obra: prueba en un proyecto
Prueba un proceso digital de actas en un proyecto del estudio: define responsables, revisa pendientes y comprueba el archivo antes de extenderlo.
Delimita qué vas a digitalizar de las actas de obra
Escribe el problema que quieres resolver antes de elegir herramienta. Puede ser que las fotografías queden separadas del acta, que los pendientes se copien a mano o que nadie sepa qué documento se distribuyó. Escoge un problema concreto y úsalo como criterio durante la prueba.
Por ejemplo: «Queremos que una incidencia pendiente conserve su referencia y su contexto hasta que la dirección facultativa compruebe su resolución». Esta formulación permite revisar una secuencia de visitas. «Queremos modernizar el estudio» no indica qué tienes que comprobar.
Delimita también el alcance documental. El anejo de documentación de seguimiento del CTE contempla, entre otros documentos, el Libro de Órdenes y Asistencias y el Libro de Incidencias. Además, establece que el director de obra y el director de la ejecución consignarán en el Libro de Órdenes las instrucciones propias de sus funciones. Mantén ese circuito diferenciado del piloto de actas de visita. [CTE: documentación del seguimiento de la obra](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2006-5515#anejoii).
Decide expresamente qué entra en la prueba: preparación de la visita, toma de notas, selección de fotos, redacción, revisión, firmas cuando procedan, distribución y archivo. Deja fuera la migración del histórico completo si no es necesaria para comprobar el problema elegido.
Elige un proyecto que permita comprobar la continuidad
Busca un proyecto con visitas previstas y asuntos que deban revisarse de nuevo. Necesitas observar qué sucede después de redactar y distribuir un acta: si el equipo recupera lo pendiente, identifica su origen y distingue lo resuelto de lo que sigue sin comprobar.
Como criterio práctico, elige un proyecto cuyo contexto conozcas y cuyos participantes puedan entender el cambio de procedimiento. Evita introducir el piloto durante una entrega crítica si no puedes dedicar atención a revisar sus resultados. Tampoco lo pruebes únicamente con un acta ficticia: úsala para aprender el manejo, pero comprueba después el recorrido con documentación del proyecto elegido.