Archivo de actas de obra: trasladar y comprobar referencias
Traslada el histórico de actas del proyecto sin perder documentos ni referencias. Revisa anexos, firmas y enlaces antes de cerrar la herramienta anterior.
Delimita qué vas a trasladar del archivo de actas de obra
Antes de descargar documentos, define el alcance del traslado. ¿Quieres conservar las actas emitidas, continuar el seguimiento de los pendientes o reunir también los anexos y registros de distribución? Escríbelo y comprueba qué permite obtener la herramienta de origen. No des por incluidas las fotografías originales, las grabaciones o las relaciones entre visitas porque aparezcan en su interfaz.
Como propuesta de organización, separa estos conjuntos:
- Documentos emitidos: actas distribuidas, documentos firmados y rectificaciones vinculadas a sus antecedentes.
- Material de apoyo: fotografías, planos citados, grabaciones y transcripciones que hayas decidido conservar según su finalidad.
- Información de seguimiento: acuerdos, incidencias, responsables y estados documentados.
- Registros de distribución: datos disponibles sobre la solicitud de envío, el envío realizado y otras actuaciones, respetando la denominación de cada registro.
Mantén diferenciada la documentación reglamentaria. El anejo II del Código Técnico de la Edificación recoge, entre otros documentos de seguimiento, el Libro de Órdenes y Asistencias, el Libro de Incidencias, el proyecto y sus modificaciones autorizadas y el certificado final de obra. También contempla el depósito de la documentación del seguimiento al finalizar la obra. Organiza el archivo de actas sin confundirlo con esos documentos ni con su procedimiento de conservación. [CTE, anejo II, en el BOE](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2006-5515#anejoii).
Por su parte, la Ley de Ordenación de la Edificación establece que el proyecto de la obra terminada, incorporando las modificaciones debidamente aprobadas, se facilite al promotor. A esa documentación se adjuntan el acta de recepción, la relación identificativa de los agentes y las instrucciones de uso y mantenimiento; el conjunto constituye el Libro del Edificio que se entrega a los usuarios finales. [LOE, artículo 7, en el BOE](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1999-21567#a7).
Decisión práctica: redacta una relación de lo incluido y de lo excluido. Si una grabación no está disponible o un plano pertenece a otro repositorio, deja identificada esa dependencia. Así podrás distinguir una exclusión acordada de una pérdida durante el traslado.